Datenschutzerklärung für Videokonferenzen, Onlinemeetings, Webinare und Bildschirm-Sharing der Stadt Neu-Ulm

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Stadt Neu-Ulm setzt zu Zwecken der Durchführung von Video- und Audio-Konferenzen, Webinaren und sonstigen Arten von Video und Audio-Meetings die Software „Zoom“ ein. Das System wird von einem Cloud Dienstleister in Deutschland betrieben.

Bei der Nutzung werden personenbezogene Daten an unseren Cloud Dienstleister „Zoom“ übermittelt. Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden nur ausgewertet, soweit dies zur Bereitstellung von „Zoom“ und zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit erforderlich ist.
 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Daten der Nutzer werden auf Grundlage unserer öffentlichen Aufgaben verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e. DSGVO).
 

Zweck der Datenverarbeitung

Durchführung von Videokonferenzen, Onlinemeetings, Webinare und Bildschirm-Sharing
 

Kategorien der personenbezogenen Daten

• Meetingorganisation (frei wählbarer Username, freiwählbarer Meetingname und Raum, Sitzungs- und Einstellungscookies)
• Meetingteilnahme (frei wählbarer Username, freigebbarer Bildschirm, Kamera- und Tonübertagung, Sitzungs- und Einstellungscookies)
• Inhaltsdaten (Chatverlauf, Fotografien, Videos)
• Verkehrs- und Steuerungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformation)
   

Kategorien der betroffenen Personen

• Beschäftige
• teilnehmende Personen
• in der Kommunikation erwähnte weitere Personen
• Administratoren

Kategorien der Empfänger

Derzeit nicht vorgesehen. Anlassbezogen kann dies im Rahmen der Wartung von Hardware und Software erforderlich werden.
 

Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Derzeit nicht vorgesehen. Anlassbezogen kann dies im Rahmen der Wartung von Hardware und Software erforderlich werden.
 

Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Bei den Zugriffen auf Zoom werden Protokolldateien für 14 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Die oben genannten Daten können im Falle eines Angriffs auf die Webseite aus Beweisgründen solange von einer Löschung ausgenommen werden, bis eine etwaige rechtswidrige Handlung aufgeklärt wurde.

Entsprechend der Funktion von Zoom werden Video- und Audio-Daten und bei der Nutzung der eingebauten Chatfunktion auch textuelle Informationen an die jeweiligen anderen Nutzer derselben Konferenz übertragen. Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden demnach nur für die Dauer der Anwendung von Zoom erhoben. Eine Speicherung dieser personenbezogenen Daten auf dem Server findet nicht statt.